Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Este mismo correo es el canal para consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales.

2. Marco legal

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen, así como por el Código de la Infancia y la Adolescencia (Ley 1098 de 2006) en lo relacionado con niños, niñas y adolescentes.

3. Definiciones

• Titular: la persona a quien se refieren los datos (estudiante, acudiente, docente o colaborador).
• Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede generar discriminación, como los datos biométricos.
• Tratamiento: recolectar, guardar, usar, circular o suprimir datos personales.
• Responsable: quien decide sobre el tratamiento (Academia Hi Bit).
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable (por ejemplo, el proveedor de la plataforma tecnológica).
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular o de su representante legal.

4. Datos que tratamos

5. Para qué usamos los datos

• Prestar el servicio educativo: matrícula, horarios, registro de clases y asistencia, seguimiento del avance (incluidas las fotos de las construcciones como evidencia de lo trabajado), reposiciones, logros y certificados.
• Comunicarnos con las familias sobre clases, avance, novedades y pagos, por teléfono, WhatsApp o correo.
• Gestionar mensualidades, recibos, informes mensuales y cuentas de cobro.
• Coordinar a nuestro equipo: asignación de horarios, pago por clase, mensajería interna y conocer el departamento desde donde se conecta cada docente.
• Proteger el acceso a la plataforma (usuario, clave y, de forma voluntaria, inicio con rostro).
• Cumplir obligaciones legales y contables, y hacer copias de seguridad.
• Elaborar estadísticas internas que no identifican a nadie.

No usamos los datos para publicidad de terceros ni los vendemos.

6. Datos de niños, niñas y adolescentes

Tratamos los datos de los estudiantes menores de edad respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y con la autorización previa de su padre, madre o representante legal, que se registra al momento de la matrícula. Según su madurez, el niño o la niña será escuchado sobre el uso de sus datos.

• En su portal, cada estudiante ve solo su información: no ve a sus compañeros ni las observaciones internas de los docentes.
• Para su avatar se usan robots ilustrados; no se piden fotos de los niños para su perfil.
• El docente puede tomar fotos de lo que el niño construye en clase, como evidencia de su avance. Se toman enfocando la construcción y procurando que no aparezca su rostro. Las ven el propio estudiante en su portal, el docente que las tomó y la Administración, y se incluyen en el informe mensual que recibe la familia. El acudiente puede pedir en cualquier momento que no se tomen o que se borren.
• No publicamos imágenes ni datos de los estudiantes sin una autorización específica del acudiente.

7. Datos sensibles

Biometría facial (opcional, solo equipo)

Quien lo autoriza de forma expresa puede iniciar sesión con su rostro. No se guarda la foto: solo una plantilla numérica que no permite reconstruir la imagen. Nadie está obligado a autorizarlo, y la autorización se puede retirar en cualquier momento.

Ubicación del equipo

Con permiso del docente, la plataforma registra únicamente el departamento desde donde se conecta, nunca su dirección, sus coordenadas ni su recorrido. El permiso se puede negar o retirar desde el navegador.

8. Tus derechos como titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que se da a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.
• Revocar la autorización o pedir que se supriman tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos personales.

Los derechos de los menores los ejerce su representante legal.

9. Consultas y reclamos

Escribe a viviana.ostos@hibit.com.co, llama al 311 318 0824 o acércate a la sede. Indica tu nombre, documento, lo que solicitas y cómo contactarte.

10. Encargados y servidores

La plataforma funciona con servicios de Google (Firebase: autenticación, base de datos y alojamiento web), que actúa como encargado y puede guardar la información en servidores ubicados fuera de Colombia, con medidas de seguridad propias de ese proveedor. Cuando una familia o un docente prefiere WhatsApp, los mensajes se envían por ese servicio.

11. Seguridad

• Acceso con usuario y clave; reglas que limitan qué ve cada persona.
• Cierre automático de la sesión por inactividad.
• Los chats privados del equipo solo los leen sus participantes.
• Las claves de los estudiantes solo las ve la Administración.
• Las fotos de las construcciones solo las ven el estudiante, el docente que las tomó y la Administración.
• Copias de seguridad mensuales guardadas por la Administración en un lugar seguro.

12. Cuánto tiempo guardamos los datos

Mientras exista la relación con el estudiante, la familia o el docente, y después durante el tiempo que exijan la ley y las obligaciones contables. Además:

• Las fotos, videos y archivos del chat interno se borran a los 14 días; los mensajes de texto se conservan como constancia.
• Las fotos de las construcciones se guardan hasta que la Administración las elimine o el estudiante se retire o sea eliminado de la plataforma; en ese momento se borran. El docente puede borrar una foto que tomó durante las 24 horas siguientes.
• De la ubicación y la conexión solo se guarda el último registro.

13. Datos guardados en tu navegador

La plataforma guarda en tu navegador datos necesarios para funcionar, como la sesión abierta y algunas preferencias (por ejemplo, el curso que estabas viendo o el sonido del chat). No usamos cookies de publicidad.

14. Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 5 de octubre de 2026. Si la cambiamos, lo informaremos en la plataforma y actualizaremos la versión y la fecha. Las bases de datos se conservarán mientras sea necesario para las finalidades descritas.

• Versión 1.0 (5 de octubre de 2026): primera versión.
• Versión 1.1 (5 de octubre de 2026): se agregan las fotos de las construcciones que el docente toma en clase.